Fermierii care solicitau finanțare europeană de la Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale (AFIR) trebuiau să aștepte câteodată mai mult de 30 de zile pentru evaluarea dosarelor. Însă, acum, acest termen s-a scurtat, după ce Agenția a folosit o serie de soluții de la unicornul românesc UiPath pentru a automatiza procese. Nu doar pentru fermieri procesul este mai rapid – și angajații autorității au scăpat acum de realizarea unor sarcini repetitiv, pentru a se putea concentra mai mult pe analiza și evaluarea dosarelor. Acesta este probabil primul exemplu de automatizare care conectează instituția publică și fermierii, nu doar pentru a îmbunătăți procesele interne ale unei instituții, iar beneficiul pentru cetățean este direct și vizibil. Modelul poate fi replicat și în alte agenții și instituții publice, spune într-un interviu pentru Economedia Daniel Ifrim, Director IT la AFIR. Alexandru Mihailciuc, VP, Sales Engineering, UiPath, susține într-un interviu pentru Economedia că mai toate procesele din sectorul public sunt repetitive și că există o oportunitate imensă aici pentru automatizare. Totuși, automatizarea în sectorul public are anumite limite, date de structurarea datelor și tehnologiile vechi folosite de unele instituții, potrivit celor doi.
AFIR gestionează de 23 de ani fondurile europene nerambursabile acordate României pentru finanțarea investițiilor în agricultură și a dezvoltării spațiului rural, precum și pentru efectuarea plăților către fermieri.
De la dosarul cu șină la automatizare
În urmă cu câțiva ani, fermierii care doreau să obțină fonduri europene trebuiau să depună un „dosar cu șină”, în care trimiteau singuri numeroase documente obținute individual de la numeroase instituții. De asemenea, mare parte dintre aceste dosare erau trimise în ultimul moment, motiv pentru care infrastructura informatică a agenției făcea cu greu față.
Recomandări Video
Articolul continuă mai jos
Însă în 2014 AFIR a decis să încerce să simplifice tot acest proces pentru fermieri, povestește Daniel Ifrim. Instituția a început, pe de o parte, să utilizeze soluții în cloud, unde și-a mutat o parte din infrastructura care era pe serverele proprii, folosind la acea vreme Microsoft Azure. Agenția a scalat infrastructura astfel încât să poată absorbi numărul mare de fermieri cu toate dosarele scanate.
Ulterior, Agenția a decis să „subțieze” dosarul cererii de finanțare pe care solicitanții sunt obligați să-l depună. Mai precis, AFIR a semnat protocoale de colaborare cu o serie de instituții de la care fermierii aveau nevoie de acte, astfel încât Agenția să obțină aceste documente direct de la instituțiile respective, în numele solicitanților. Vorbim aici despre documente precum certificatul constatator de la Registrul Comerțului, cazierul judiciar, declarațiile fiscale de la ANAF, extrasul de carte funciară de la Autoritatea de Cadastru (ANCPI). Astfel, fermierii au scăpat de o serie de drumuri la sediile instituțiilor, de stat la coadă și de taxe de plătit. O primă automatizare a fost ca în baza unui Cod Unic de Identificare (CUI) și în baza RO-ului (un atribut fiscal atașat CUI-ului) operatorului economic să se facă în mod automat o verificare în aceste sisteme.
Cum au intervenit roboții
O problemă a apărut din faptul că majoritatea sistemelor și bazelor de date din sistemul public au fost dezvoltate eterogen, insular, nu au fost gândite ca niște sisteme integrate și unele instituții publice nu pot să apeleze API-urile (interfață de programare a aplicației, utilizată pentru a transmite bidirecțional date între aplicațiile software) din propriile lor sisteme informatice, afirmă Daniel Ifrim. „În mod natural a venit această necesitate de a integra roboții”, susține el.
AFIR a început așadar să folosească roboții de la UiPath pentru a automatiza și mai mult procesul de obținere a documentelor și autorizațiilor necesare pentru dosarul cererii de finanțare de către fermieri, prin solicitarea în mod direct a unor documente instituțiilor publice și extragerea automată a unor informații ale solicitanților și ale beneficiarilor FEADR de la instituții cu care Agenția a încheiat protocoale de colaborare.
Astfel, pe baza Codului Unic de Identificare (CUI) și/ sau a Codului Numeric Personal (CNP), AFIR preia din sistemul informatic de la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) certificate constatatoare, stocate în Sistemul de gestiune al documentelor construit prin utilizarea Microsoft SharePoint, în folderul aferent fiecărui proiect de investiții.
De asemenea, AFIR preia de la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) din sistemul PATRIMVEN, o serie de documente aferente beneficiarilor precum: certificate de atestare fiscală, cazier fiscal, bilanț anual, semestrial și istoric bilanț.
Totodată, Agenția utilizează un robot să descarce din ROCRIS, pe baza CNP/CUI, extrasul de cazier judiciar pentru persoane fizice și juridice, precum și să le încarce pe acestea în SharePoint, în fișierul aferent fiecărui proiect pe care îl gestionează.
Mai mult, instituția a digitalizat și alte procese interne. De exemplu, utilizează un robot care descarcă de pe E-factura, respectiv de pe site-ul Ministerul de Finanțe, facturile ce reprezintă toate serviciile achiziționate de AFIR. De asemenea, prin automatizare se asigură și transformarea ulterioară a acestora în format PDF pentru a putea fi verificate și introduse în sistemul contabil de către departamentul de resort din Agenție.
De asemenea, și la nivelul Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale au fost implementate soluțiile de software oferite de UiPath pentru automatizarea unor proceduri repetitive, precum obținerea datelor furnizate de către Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară (ANCPI).
Economii de timp și de bani
Un angajat AFIR avea nevoie de 20 de minute pentru a face o interogare la ONRC privind datele solicitanților de finanțare, cu un cost aproximativ de 16 lei. Costurile estimate a fi economisite sunt costuri de operare, adică un cost salarial pe care agenția l-ar fi plătit pentru angajatul respectiv ca timp de 20 de minute să facă pentru un proiect acea activitate. Acum, roboții realizează în mod automat aceste interogări.
„Practic simulează factorul uman. Efectiv îi programez să fac aceiași pași pe care o persoană, un angajat, i-ar fi făcut. Un angajat s-ar fi logat în sistemul respectiv cu user și parolă, ar fi căutat în baza RO-ului informațiile de care avea nevoie, ar fi descărcat documentul din acea platformă, ar fi încărcat-o în sistemul nostru informatic, conform procedurii. În acest timp, robotul face acești pași în numele lui și trimite la final la o notificare că și-a făcut sau nu treaba, în funcție de ce avea de făcut”, explică Daniel Ifrim.
„Robotul emulează activitățile umane pe care noi le facem pe un calculator. Dacă eu descarc un fișier de pe email, trebuie să mă uit la valorile unei facturi sau la anumite informații din acel document și trebuie apoi să le completez într-o bază de date sau să interoghez, să aduc alte date din altă bază de date. Robotul face acest lucru singur, se conectează cu credențiale și compilează, creează, agregă datele și apoi introduce noile valori sau noile informații în alte sisteme. Chestia asta în timp uman durează minute bune. În timpii automatizați, durează câteva secunde”, explică și Alexandru Mihailciuc.
Acceași operațiune realizată de către un robot a permis până în prezent realizarea a 18.300 de interogări care ar fi implicat costuri totale de 290.476 de lei, costuri care astfel se transformă în economii – având în vedere că aceste interogări nu mai trebuie realizate de către angajați. Mai mult, timpul necesar realizării celor 18.300 de interogări se ridicat la un total de 763 de zile lucrătoare de care, practic, angajații AFIR sunt degrevați și astfel pot prelua alte activități de serviciu.
În mod similar, în sistemul E-Factura, un angajat realizează o interogare în 25 de minute, cu un cost aproximativ de 20 lei. Pe de altă parte, automatizarea a asigurat realizarea până în prezent a 407 de interogări, care fiind realizate într-o perioadă de timp echivalentă cu 21 de zile lucrătoare ar fi implicat costuri totale de 8.075 de lei. Astfel, interogările fiind realizate de roboți se va obține o economie de timp de 21 de zile și o economie de cost de 8.075 de lei.
Angajatul acum nici nu mai trebuie să dea vreun click. „Click-ul respectiv se dă în mod automat. În momentul în care un proiect a intrat în sistem, el capătă automat un număr de înregistrare, intră pe fluxul de verificare în mod automat, se deschid niște fluxuri în mod automat. La momentul în care se face tranzacția în baza de date, cu deschiderea acelui pas pe flux, în spate robotul primește o informație care spune că poți să începi toate etapele pe care tu le ai de făcut conform programării. După ce termini treaba, comunicăm dacă s-a finalizat cu success sau nu ca să pot să merg mai departe cu flux”, mai explică Afrim.
Conform reprezentantului Agenției, cu cât instituția reușește să automatizeze aceste procese de verificare a documentelor și de aducere în platformă, cu atât angajații din zona de evaluare a dosarelor, celor de finanțare și a dosarelor de plată pot să-și facă treaba mai repede și să se aplece mult mai mult, având mai mult timp la dispoziție, pe lucrurile importante din analiza unui dosar, cum ar fi analizarea indicatorilor economici și a altor aspecte din studiile de fezabilitate.
Înainte de automatizare, AFIR susține că avea momente de depășire a termenului procedural de evaluare. După automatizare, reprezentantul Agenției susține că observă o îmbunătățire în sensul în care, cel puțin în ultimele sesiuni, termenele procedurale s-au păstrat, de exemplu, 30 de zile pentru evaluarea unui dosar depus, astfel încât să poată să iasă raportul de selecție și ulterior să fie contractat acel proiect.
Pentru fermieri, beneficiile sunt că nu mai sunt puși pe drumuri la diverse instituții să aducă foarte multe documente, deși încă există anumite instituții unde acest proces nu a putut fi automatizat, cum ar fi obținerea avizelor de mediu, a autorizațiilor de construcție sau a certificatelor de urbanism, care se eliberează la nivelul primăriilor.
Agenția susține că dezideratul instituției este să absoarbă cât mai mult din fondurile disponibile pentru fermieri în fiecare perioadă de programare și ca sumele să ajungă la fermieri, iar automatizarea să îi ajute în acest sens.
Reprezentantul AFIR susține mai sunt anumite procese care pot fi automatizate în cadrul instituției. De exemplu, instituția vrea să automatizeze verificarea antifraudă, pentru cazurile în care companiile se înțeleg asupra anumitor achiziții. „Sunt verificări pe care colegii le fac în mod repetitiv și care pot fi realizate de un robot în mod automat, în funcție de cum îl programez și cum îl configurez. Dau cu titlu de exemplu, pe zona de achiziții putem și suntem în realizarea unui proiect pilot prin care vrem să vedem dacă există anumite procese de achiziție unde operatorii economici vin înțeleși cumva, adică se schimbă doar câștigătorul, dar structura operatorilor care ofertează este aceeași. Cceva de genul unui tool antifraudă, cumva, analizând niște informații pe care noi îl avem în bazele de date. Este un momentan doar un proiect pilot, dar pe măsură ce o să-l analizăm practic și o să identificăm toate sursele de date, el o să capete o consistență din ce în ce mai mare”, detaliază Daniel Ifrim.
Cât costă automatizarea și cum se realizează
Achiziția de servicii de automatizare a proceselor a presupus o procedură de achiziție și costul a fost de câteva mii de euro, potrivit lui Daniel Ifrim. AFIR a folosit atât roboții UiPath, cât și orchestratorul lor. Procesul standard al companiei a fost personalizat în funcție de fluxurile operaționale, în funcție de procesele AFIR. UiPath folosește sistemele informatice existente, doar că acestea au fost aduse la o viteză superioară, explică Alexandru Mihailciuc.
„Există o procedură de achiziție pentru licență efectivă, unde detaliezi tipul de licență pe care tu vrei să le achiziționezi, cam ce nume ar trebui să facă licența respectivă, cantitățile pe care vrei să le achiziționezi, un robot, doi, trei sau cât ai tu nevoie, perioada de derulare a contractului, pentru că poate să fie anual sau poate să fie de tip acord cadru, contracte subsecvente. Sau o procedură de achiziție separată, doar pentru servicii de implementare a roboților respectivi. Ele merg și în mixt, adică poți să faci aceeași procedură și pentru achiziție de roboți și partea de implementare, partea de servicii”, explică Daniel Ifrim.
În ce privește costul, reprezentantul AFIR afirmă că există costul de licențiere, care este un cost fix sau un cost anual, dacă este o licență de tip SAAS (software as a service), care poate fi accesată în cloud. „A fost undeva la câteva mii de euro licența de de robot”, declară Daniel Ifrim.
AFIR a finanțat automatizarea cu roboți printr-o măsură de asistență tehnică cu fonduri europene. „Există o linie de finanțare care este pusă la dispoziția tuturor agențiilor de plăți din statele membre. Prin intermediul ei am reușit să să finanțăm acei roboți și practic toată partea de implementare software”, a declarat Daniel Ifrim.
Procesele repetitive care aduc cele mai mari beneficii când sunt automatizate
Daniel Ifrim susține că soluția de automatizare pe care a implementat-o AFIR poate fi replicată, de exemplu, și la Agenția Fondului de Mediu.
Potrivit lui Daniel Ifrim, procesele din sistemul public care se pretează cel mai bine la automatizare sunt zona de contabilizare, care este cumva cam aceeași la nivelul tuturor instituțiilor, și partea de registratură.
Daniel Ifrim susține că, pentru ca automatizarea în sistemul public să aducă beneficii pentru cetățeni, autoritățile ar trebui să plece de la catalogul serviciilor publice pentru cetățeni, realizat de Autoritatea pentru Digitalizarea României și Ministerul Digitalizării împreună cu Ernst and Young.
„De acolo ar trebui să plece fiecare instituție. Important pentru cetățean este ca tot acest proces să fie cât se poate de transparent și lui să i se răspundă cât se poate de repede la solicitarea pe care o are. Ce face instituția în spate pe el îl interesează mai puțin, atâta timp cât serviciul este realizat la o calitate bună. Practic, pe cetățean îl interesează să nu-l mai pui pe drumuri sau să îi spui că pentru a obține un aviz sau autorizație în spate trebuie să depună alte 10 documente de la alte 10 instituții și îl pui să meargă la fiecare instituție respectivă, care și aia la rândul ei îl pune să facă un alt dosar cu încă cinci documente și tot așa. Cumva, dacă toate lucrurile astea s-ar reuși, măcar parțial, să fie implementate, ar fi un mare avantaj pentru fiecare dintre noi, ca cetățeni”, afirmă reprezentantul AFIR.
Alexandru Mihailciuc susține însă că „mai toate procesele din sectorul public sunt repetitive”.
Problemele automatizării în România
Una dintre problemele automatizării unor procese în România este dată de bazele de date cu care lucrează instituțiile românești.
Conform lui Daniel Ifrim, unele instituții din România folosesc în continuare Excel-ul ca bază de date, altele au o tehnologie foarte veche, de prin 2003-2004, care nu aveau structurată informația în funcție de un identificator unic astfel încât să poată să fie apelată în baza unui CUI, ci era structurată în funcție de numele operatorului economic.
Alexandru Mihailciuc susține că o problemă este faptul că există diverse baze de date cu mai multe surse de master data, care nu se potrivesc ca structură. Conform lui, aceste baze de date pot fi uniformizate inclusiv automatizat, cu roboți. „Și aceasta este oportunitate pe piața de automatizare. Pur și simplu structurarea și organizarea datelor instituțiilor publice se poate face așa. Este o metodă ușoară de a crea o interoperabilitate”, spune el.
Potrivit lui, o altă problemă este o mentalitate învechită a achiziției de software. „Ce înseamnă achiziția de software în România? Achiziții de software la comandă, în care compania ia codul sursă și face ceva dedicat pentru client. În România se cumpără o dată, dar nu se mai îngrijește nimeni de update-uri. În ziua de azi, însă, nu mai te poți baza pe one-off-uri (soluții aplicate o singură dată, n.r.). Sunt foarte riscante. În ziua de astăzi marii provideri de tehnologie nu mai lucrează pentru a face ceva custom pentru clienți, ci creează o soluție generală, cu customizări la nivel proces. Modelul acum este cel de subscripție, în care plătesc anual o subscripție, pentru că vine la pachet cu numai cu suport și mentenanță și cu foarte multe alte beneficii. Aceasta este o barieră de mentalitate și poate chiar de legea achizițiilor publice”, spune el.
De asemenea, potrivit lui, o problemă este că legea în România încă necesită să ai documente fizice, atât din punct de vedere ESG, cât și din cauza riscului major de deteriorare al acestor documente.
Dar poate cea mai mare problemă în calea automatizării o constituie rezistența din partea angajaților, pentru că aceștia se tem pentru joburile lor, dar nu văd beneficiile din spatele automatizării.
„Este foarte multă rezistență din partea oamenilor care fac aceste procese, pentru că nu cred că realizează beneficiile și nu au o înțelegere tehnologică. Nu cred că am văzut nici măcar în Statele Unite, unde sunt mult mai necruțători, concedieri sau job-uri pierdute datorită automatizării. Ba dimpotrivă, am văzut oameni mai fericiți și joburi upgradate ca satisfacție și ca valoare adăugată. Oamenii cu care am vorbit, atât din administrațiile publice, cât și din clienții privați, încep să vadă cât de ușoară este munca după automatizare și cât de multe alte chestii poți să faci. Cea mai bună chestie este să fii consilier pentru contribuabil versus a fi îngropat în muncă la ghișeu”, spune Alexandru Mihailciuc.
Și Daniel Ifrim susține că problema principală este legată de felul în care se va accepta de către angajați implementarea AI și a roboților în mediul public. „Fiecare operator când merge să facă astfel de implementări să duce și discută cu angajații care ar trebui să utilizeze aceste tool-uri, adică practic cu cei care într-un fel sau altul vor fi impactați de aceste automatizări. La momentul implementării de către noi la finalul anului trecut a e-Factura, implementare a unui robot UiPath cu e-Factura, colegele de la contabilizare, văzând ce face robotul respectiv, natural au venit cu întrebarea: „Ok, și eu ce fac mai departe? Pentru că asta realizează o bună parte din activitatea mea. Care mai scopul meu în instituție?” Aici fiecare instituție ar trebui să-și regândească procesele și acele persoane cu siguranță își vor regăsi locul în alte zone ale procesului care nu pot fi automatizate, unde nu putem folosi roboți, de exemplu pe zona analitică, unde sunt informații, unde este nevoie de om și de cunoștințele omului, de competențele lui. Aici fiecare instituție în parte trebuie să-și facă o analiză internă și să vadă ce pot să facă acești roboți și unde poate fi omul dus să-și aducă plusul de valoare”, afirmă reprezentantul AFIR.
El susține că o parte din sumele din PNRR ar trebui îndreptate către conștientizare și către explicarea la nivelul tuturor instituțiilor a beneficiilor adoptării tehnologiei. „Este nevoie de conștientizare și de explicarea în detaliu a acestor necesități și a ceea ce se va întâmpla ulterior implementării. Altfel, o să ne lovim de de un perete și nu vom reuși efectiv să facem aceste implementări, pentru că ei nu își doresc, văzând de fapt că au un impact direct asupra muncii pe care i-o prestează”, conchide Ifrim.